Orta Kademe Yöneticiler İçin Etkin Zaman Yönetimi

ORTA KADEME YÖNETİCİLER İÇİN ETKİN ZAMAN YÖNETİMİ

1.    ZAMAN KAVRAMI  ve ZAMANIN DEĞERİNİ BİLMEK

• Ölçmek, Yönetmek ve Sonuç almak zorunda olduğumuz zamanlar
• Kendi zamanımız, Sorumluluk ve Yetki Düzeyimizdeki Zamanlar
• Planlama ile Zaman Yönetimi, Plan Dışı gelişmelerle başa çıkma.

2.    ZAMAN BİLİNCİ ve  ÇALIŞMA ORTAMINDA YÖNETMEK ZORUNDA OLDUĞUMUZ ZAMANLAR

• Gerçek Zaman
• Algılanan Zaman
• Biyolojik Zaman
• Ekonomik Zaman
• Yönetsel Zaman
• Başarıya Götüren Zaman

(Görev tanımlarımız ve Kurumsal Yükümlülüklerimiz ile hükmedebildiğimiz Zaman)

3.    ZAMAN YÖNETİMİNDE Önemli KURALLAR ve DİSİPLİNLER

• Hedefler Belirlemek ve Değer Öncelikli Planlar Yapmak
• Odaklanmak, Konsantrasyon ve Bölünmeme Disiplinine sahip olmak
• Sonuç Almak, Sonuçlandırmak ve Kararlarda Anlaşma becerisi ile etkin zamanlar kazanmak
• En Kritik / Stratejik /Riskli…önceliğin Peşini hiç bırakmamak. Kararlılık ve Süreklilik bilincine sahip olmak
• Zamanın Değerini anlamak, ölçmek, adlandırmak (Para, Geri Dönüş, Kurumsal Değer, Korku /Stres,…)
• Mükemmel olmaya çalışmadan, o anda Yapabileceklerin en iyisine odaklanma
• İhtiyacımız olan zamanın tamamını tüketmeden iş tamamlama becerisine sahip olma (Sondan bir evvel hazır olmak)
• Her Saati, her günü, her haftayı, her ayı…kendi başına Planlama Becerisinin neresinde olduğunu görebilmek
• Büyük işleri ve projeleri Bölmek, Bölüştürmek. Kısa, birlikte, paralel ve harmonik adımlarla yürütmek.
• Başkası da yapabiliyorsa yaptırmak ve takip etmek

4.    ZAMAN KAYDININ TUTULMASI İLE YOL ALMAK

• Faaliyet. Olması gereken ve olan (gerçekleşen)
• Hangisi hızlı? Neden? Birikenler ve Tamamlanıp azalanlar
• Saati, Günü, Haftayı, Ayı… Kaydetmek, Görmek ve Kayıpları süzebilmek
• Zamanı etkin kullanmanın engellerini kayıt altına almak, değerlendirmek, seçmek ve çözmek
• Tuzakları bilip, önlem almak
• Başlama ve Bırakma noktalarını bilmek. Limitler, abartı, olaylara takılıp kalmak,

5.    ZAMANI DEĞERLENDİRMEDE KIYASLAMALI / GÖRECELİ DEĞERLER

• Mesleklere ve Görevlere odaklı
• Özel Olaylara, Risk ve Tehlikelere göre
• Yaşa ve Fizyolojik / Biyolojik duruma uygun

6.    TEMEL BİR ZAMAN YÖNETİMİ METODU. “LASTİK” Metodu

• Listesiz olmaz (uzun veya kısa)
• Öncelik yapmak yetmez. Analiz de gerekir. Seç, Düzenle, Elimine et, Mücadele et
• İş Sürelerini tahmin ederek başla. İstatistik, Veri, Sezgi, Beklenti…hepsini kullan.
• Tampon süreleri Planla. Ama iyi bir planlama olmalı. Geçişlerde orada ol.
• İşe giriş, aktif rolün başlasın artık.
• Listeyi bir daha ve baştan sona Kontrol et

7.    ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN MÜCADELE ETMEYİ BİLMEK

• Zaman çalıcılarla mücadele
• Gecikmeyle ve Kabullenmeyle mücadele
• Erteleme ve Bekletme alışkanlığı ile mücadele
• Başlamaktan Korku, Tembellik, Çekinme  ile mücadele
• Başlama Hızını kaybetme ve Bitirememe ile mücadele
• Kendimizle mücadele (Kaçma, Sahiplenmeme /Aşırı sahiplenme, Gözünü Kapatma…)
• Teknik bilgi eksikliği ile mücadele
• Nicel ve Nitel yetersizlikle mücadele
• Bahane ve Sebep yaratma ile mücadele
• Sihirli Değnek, Süper Güç, Müthiş Uzman bekleme/ arama ile mücadele
• Kayıpların Farkında olmama ile mücadele
• …

8.    YAŞAMI VE ZAMANI PLANLAMANIN GENEL PRENSİPLERİ

ÖNCELİKLERİMİZ, PRENSİPLERİMİZ, KAPASİTEMİZ, ORTAM ve DİĞER

• Kendim, Önceliklerim, Aile Ortamım, İş arkadaşlarım, Katlanmak zorunda olduklarım
• Kariyer öngörüm, gelecek heveslerim var mı? Mantıklı Mı?
• Tek başıma planlayabildiklerim ve hazır devraldıklarım
• Finansal gücü (benim, firmamın, ailemin, genel…) nasıl dikkate almalıyım.
• Sağlığım ve Ruhsal yapım ne durumda?
• Toplumsal yapı / Organizasyonun diğer uzantıları BENİ NE KADAR etkileyecek

9.    ZAMANI DENGELİ KULLANMA

• Planlama yapma yeteneğimiz

Planla, Başla, Bitir, Son günden evvel hazır ol.
Ya da tersi, sondan başla, başa doğru gel

• Organizasyon kurabilme ve takım uyumu / yönetme gücümüz.
• İş ve Operasyonlardaki becerileri, ZAMAN kullanma ve hız açısından da ele alabilme yönümüz

10.    ÖNEMLİ İŞLERE ÖNCELİK  (BİREYSEL / GRUP ÇALIŞMASI)

• ETKİN SONUÇ ÜRETEBİLMEK

ETKİNLİK, Hedeflerin, Amacın ve Politikaların gerçekleşmesidir.

11.    ZAMAN ÇALICILARLA ve SORUNLARLA BAŞA ÇIKMAK

• Tam zamanında ve plan kontrolünde hareket etmek
• Etkin olunan saatleri verimli kullanabilmek

Bu bir ölçümdür, kanıtlanmıştır, esnektir. Ama sağlama almak için kontrol şarttır
Dinlenme, değerlendirme, kendini kontrol etme zamanları da olmalı. Ama planlı olmalı

• İyi iletişim kurmak
• Yetki devri ve koordinasyon
• Çalışmaların bölünmesini engelleme
• Başkasına bağımlı işleri hızlandırma
• Telefon görüşmelerini etkinleştirme / ortadan kaldırma
• Toplantı verimini sağlama
• Davetsiz misafirleri önleme / hazırlıklı olma
• Beklemeleri önleyebilme / hazırlıklı olma
• Evrak ve Rapor Yönetimi, sisteme ait kayıpları azaltma