ORTA KADEME YÖNETİCİLER İÇİN ETKİN ZAMAN YÖNETİMİ
1. ZAMAN KAVRAMI ve ZAMANIN DEĞERİNİ BİLMEK
– Ölçmek, Yönetmek ve Sonuç almak zorunda olduğumuz zamanlar
– Kendi zamanımız, Sorumluluk ve Yetki Düzeyimizdeki Zamanlar
– Planlama ile Zaman Yönetimi, Plan Dışı gelişmelerle başa çıkma.
2. ZAMAN BİLİNCİ ve ÇALIŞMA ORTAMINDA YÖNETMEK ZORUNDA OLDUĞUMUZ ZAMANLAR
– Gerçek Zaman
– Algılanan Zaman
– Biyolojik Zaman
– Ekonomik Zaman
– Yönetsel Zaman
– Başarıya Götüren Zaman
(Görev tanımlarımız ve Kurumsal Yükümlülüklerimiz ile hükmedebildiğimiz Zaman)
3. ZAMAN YÖNETİMİNDE Önemli KURALLAR ve DİSİPLİNLER
– Hedefler Belirlemek ve Değer Öncelikli Planlar Yapmak
– Odaklanmak, Konsantrasyon ve Bölünmeme Disiplinine sahip olmak
– Sonuç Almak, Sonuçlandırmak ve Kararlarda Anlaşma becerisi ile etkin zamanlar kazanmak
– En Kritik / Stratejik /Riskli…önceliğin Peşini hiç bırakmamak. Kararlılık ve Süreklilik bilincine sahip olmak
– Zamanın Değerini anlamak, ölçmek, adlandırmak (Para, Geri Dönüş, Kurumsal Değer, Korku /Stres,…)
– Mükemmel olmaya çalışmadan, o anda Yapabileceklerin en iyisine odaklanma
– İhtiyacımız olan zamanın tamamını tüketmeden iş tamamlama becerisine sahip olma (Sondan bir evvel hazır olmak)
– Her Saati, her günü, her haftayı, her ayı…kendi başına Planlama Becerisinin neresinde olduğunu görebilmek
– Büyük işleri ve projeleri Bölmek, Bölüştürmek. Kısa, birlikte, paralel ve harmonik adımlarla yürütmek.
– Başkası da yapabiliyorsa yaptırmak ve takip etmek
4. ZAMAN KAYDININ TUTULMASI İLE YOL ALMAK
– Faaliyet. Olması gereken ve olan (gerçekleşen)
– Hangisi hızlı? Neden? Birikenler ve Tamamlanıp azalanlar
– Saati, Günü, Haftayı, Ayı… Kaydetmek, Görmek ve Kayıpları süzebilmek
– Zamanı etkin kullanmanın engellerini kayıt altına almak, değerlendirmek, seçmek ve çözmek
– Tuzakları bilip, önlem almak
– Başlama ve Bırakma noktalarını bilmek. Limitler, abartı, olaylara takılıp kalmak,
5. ZAMANI DEĞERLENDİRMEDE KIYASLAMALI / GÖRECELİ DEĞERLER
– Mesleklere ve Görevlere odaklı
– Özel Olaylara, Risk ve Tehlikelere göre
– Yaşa ve Fizyolojik / Biyolojik duruma uygun
6. TEMEL BİR ZAMAN YÖNETİMİ METODU. “LASTİK” Metodu
– Listesiz olmaz (uzun veya kısa)
– Öncelik yapmak yetmez. Analiz de gerekir. Seç, Düzenle, Elimine et, Mücadele et
– İş Sürelerini tahmin ederek başla. İstatistik, Veri, Sezgi, Beklenti…hepsini kullan.
– Tampon süreleri Planla. Ama iyi bir planlama olmalı. Geçişlerde orada ol.
– İşe giriş, aktif rolün başlasın artık.
– Listeyi bir daha ve baştan sona Kontrol et
7. ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN MÜCADELE ETMEYİ BİLMEK
– Zaman çalıcılarla mücadele
– Gecikmeyle ve Kabullenmeyle mücadele
– Erteleme ve Bekletme alışkanlığı ile mücadele
– Başlamaktan Korku, Tembellik, Çekinme ile mücadele
– Başlama Hızını kaybetme ve Bitirememe ile mücadele
– Kendimizle mücadele (Kaçma, Sahiplenmeme /Aşırı sahiplenme, Gözünü Kapatma…)
– Teknik bilgi eksikliği ile mücadele
– Nicel ve Nitel yetersizlikle mücadele
– Bahane ve Sebep yaratma ile mücadele
– Sihirli Değnek, Süper Güç, Müthiş Uzman bekleme/ arama ile mücadele
– Kayıpların Farkında olmama ile mücadele
– …
8. YAŞAMI VE ZAMANI PLANLAMANIN GENEL PRENSİPLERİ
ÖNCELİKLERİMİZ, PRENSİPLERİMİZ, KAPASİTEMİZ, ORTAM ve DİĞER
– Kendim, Önceliklerim, Aile Ortamım, İş arkadaşlarım, Katlanmak zorunda olduklarım
– Kariyer öngörüm, gelecek heveslerim var mı? Mantıklı Mı?
– Tek başıma planlayabildiklerim ve hazır devraldıklarım
– Finansal gücü (benim, firmamın, ailemin, genel…) nasıl dikkate almalıyım.
– Sağlığım ve Ruhsal yapım ne durumda?
– Toplumsal yapı / Organizasyonun diğer uzantıları BENİ NE KADAR etkileyecek
9. ZAMANI DENGELİ KULLANMA
– Planlama yapma yeteneğimiz
Planla, Başla, Bitir, Son günden evvel hazır ol.
Ya da tersi, sondan başla, başa doğru gel
– Organizasyon kurabilme ve takım uyumu / yönetme gücümüz.
– İş ve Operasyonlardaki becerileri, ZAMAN kullanma ve hız açısından da ele alabilme yönümüz
10. ÖNEMLİ İŞLERE ÖNCELİK (BİREYSEL / GRUP ÇALIŞMASI)
– ETKİN SONUÇ ÜRETEBİLMEK
ETKİNLİK, Hedeflerin, Amacın ve Politikaların gerçekleşmesidir.
11. ZAMAN ÇALICILARLA ve SORUNLARLA BAŞA ÇIKMAK
– Tam zamanında ve plan kontrolünde hareket etmek
– Etkin olunan saatleri verimli kullanabilmek
Bu bir ölçümdür, kanıtlanmıştır, esnektir. Ama sağlama almak için kontrol şarttır
Dinlenme, değerlendirme, kendini kontrol etme zamanları da olmalı. Ama planlı olmalı
– İyi iletişim kurmak
– Yetki devri ve koordinasyon
– Çalışmaların bölünmesini engelleme
– Başkasına bağımlı işleri hızlandırma
– Telefon görüşmelerini etkinleştirme / ortadan kaldırma
– Toplantı verimini sağlama
– Davetsiz misafirleri önleme / hazırlıklı olma
– Beklemeleri önleyebilme / hazırlıklı olma
– Evrak ve Rapor Yönetimi, sisteme ait kayıpları azaltma