Kurumsallaşmanın Süreci
Göze aldığınız bu sürecin aşamaları sizi korkutmasın
Kurumsallaşma sürecine hiç birimiz karşı değiliz, hepimiz önemli bir gereklilik olarak görüyoruz. Ama nedendir bilinmez, sanki bazı şeyleri göze alamıyoruz veya göze aldığımızı varsaydığımız yolda yani kurumsallaşma sürecinde yeterince hız yapamıyoruz. Peki bu sürecin belli başlı evreleri nelerdir? Hangi yollardan geçmeli ve bu yolları nasıl geçmeliyiz?
Ne olduğumuzu ve ne olamadığımızı bilmeliyiz; DURUM TESPİTİ
Öncelikle tanımlanması kolay, gerçekçi ve ölçülebilir durum tespiti yapmalıyız. Böylece Kurumsallaşma yolunda nelerin bizi beklediğini, nelerin bize destek sağlayacağını bilmeliyiz. Kısaca şunu bilmeliyiz;
- Bizleri ayakta tutan, hatta bizi uzun süredir taşıyan değerlerimiz nelerdir? Bilelim ve onları koruyalım. Ama bunun yanında bizim yapımızda olmasının sanki doğal halimiz gibi hissettiğimiz ama gerçekte olmaması gereken ve bize engel teşkil eden yönlerimizi de bir bir sıralamalıyız.
- Değişim hızımızı ölçmeliyiz. Hatta değişmeyip direnç gösteriyorsak onun da etki büyüklüğünü görmeliyiz.
- Elimizdeki kaynakları ve diğer imkanları nasıl değerlendirdiğimizi bilmeliyiz. Bildiğiniz gibi bu günün fırsatlarını kaçırırsak ve bu fırsatlar başkaları tarafından kullanılırsa, bu artık bize birer tehdit olarak dönecektir.
- İçimizde ve dışımızdaki engelleri, tehditleri de bilmeliyiz ki, bunları ortadan kaldıramazsak bile, en azından kontrollü bir riskimiz olduğunun bilincinde oluruz.
İşi uzmanına bırakmak ya da GÜÇLER AYRILIĞI oluşturmak
Öncelikle Sorumluluk, Yetki ve Yetkinlik kavramlarını, yerli yerine oturtmalıyız. Yani kurumun en tepesinden itibaren uzmanlara, yetkililere, yöneticilere özellikle tanımlamış olduğu alanlarda güvenmeliyiz. Bunu yaparken de her birimin yetkilisini, uzman veya yönetici fark etmez, kendi alanında cesaretlendirilmeli. Birimler arası koordinasyon iyi yapılmalı ama her birimin kendi alanında en yetkin uzman olduğu da unutulmamalı. Kendi alanında yetkin ama yetkinliğinin bittiği yerlerde duran bir profesyonellik olmalı. Her şeyden evvel de en tepe yönetim böyle olmalı.
Güçler ayrılığında kasıt; birimlerin ve uzmanlıkların ayrılması demek değildir sadece. Aynı zamanda Karar Mekanizması olmakla uzmanlık arasında doğru orantılı bir fark oluşturmaktır. Yani ne kadar hakim olduğumuz bizim karar almadaki seviyemizi belirlemeli.
Temel değerlerimiz bizi doğru yansıtmalı.
“MİSYONUMUZ, VİZYONUMUZ, STRATEJİLERİMİZ ve POLİTİKALARIMIZ” kısaca en tepeden başlayarak hepimizi içine alan “Değerlerimiz” söylemesi kulağa hoş gelen, hatta bir o kadar da Motivatör etki uyandıran güzel sözlerle olması ile değil, bizi ne kadar temsil ettiği ile değer kazanacaktır. Bu da demektir ki, gerçekten bizi bu günlerde iyi tanımlayan, gelecekte olacağımız yerlere bizi taşıyabilecek, kurumsal yapıdaki herkesin sahiplenme zorluğu çekmeyeceği değerler olmasıdır. Bu değerler olmazsa olmaz değerler olup, bunları geçiştirerek sadece günü kurtarabilir. Oysa kurumsallaşmanın temelinde, kurulan sistemlerin geleceğe yolculukta bizlere refakat etmesi söz konusudur.
Hedeflerle Yönetim
Kurumsallaşma sürecinde, Planlı, Gerçek verilerle desteklenebilen, Kurumsal çerçevedeki herkesin katılımını sağlayan, stratejik ve fark yaratan uygulamalar kendini göstermeli. Bunun sağlanmasında da bütün birimlerin ve her seviyenin sahipleneceği hedefler ve hedefimizdeki değerler söz konusudur. İşte en tepeden en alt seviyeye kadar herkesi içine alan bir sistem olan Hedeflerle Yönetim bir diğer önemli adımdır.
Sistem Kurma
Kurumsal bir yapıyı planlarken, kişiye bağlılık hep karşımızda bir engel olarak bulunmuştur. Hatta olabildiğince spesifik teknikler üzerinde söz sahibi kişilerin becerileri ile bir yerlere gelmeniz söz konusu bile olsa insandan bağımsız bir yapınız olmalı. Hem de kilit pozisyonlardaki kişilerin bile yerini değiştirdiğinde, geçiş sürecini kolayca atlatan yapılar kurulmuş olmalı. Kurmuş olduğunuz sistem bile sonuçta kişisel özelliklere bağımlı olacaktır. Yani tamamen sisteme yüklenmiş bir yapınız olmayacaktır. Ama yine de olabildiğince sistem desteğinde yürüyen yapılarınız sizi kurumsallığa bir adım daha yaklaştıracaktır.
Şeffaf ve Hesap verebilir olma
Bu konu daha çok iş ahlakı ve toplumsal sorumluluk süreçlerinde ele alınsa da, Kurumsallaşma sürecindeki bir organizasyonda, açık, şeffaf ve tanımlanmış hedeflerin olması önemlidir. Organizasyondaki herkesin katılımı ve desteği da ancak bu sayede gerçekleşecektir.
Organizasyonel gelişim
Kurumsallaşma eğer bir kurumun, bir firmanın kısaca organizasyonu içinde barındıran bir yapının sistem desteğinde ve olabildiğince insandan bağımsız bir işleyişle yoluna devam etmesi ise, işte bu organizasyonu oluşturan insan faktörünü de geliştirmeyi, iyileştirmeyi ve geleceğe bizleri taşıyacak kadar beceri sahibi olmasını da sağlamalıyız.